In de projectwhatsappgroep is het ook spitsuur. Het multidisciplinaire team van stedenbouwkundigen, architecten, landschappers, experts op het gebied van duurzaamheid, mobiliteit, retail en hergebruik is druk bezig om de laatste dingen te checken en aan te vullen. Tot alles perfect is. Zo kan het ingediend worden. Meestal ruim, maar soms nét op tijd. Nu kunnen we niets anders doen dan duimen.

Klinkt hectisch? Dat is een tender schrijven vaak ook. Maar achter de chaos gaat structuur schuil. De Wijde Blik schrijft met grote regelmaat mee aan tenders. Soms als expert op het onderdeel (omgevings)communicatie, branding, participatie of placemaking. Soms als adviseur die met kennis van de markt nieuwe partijen aandraagt of meedenkt over de programmering van een project of gebied. In andere gevallen zijn we als redacteur of samensteller betrokken bij het team. In die gevallen komt de inner tendertijger pas echt om de hoek kijken.

Hoe zetten we zo’n traject op? Elke tender is maatwerk: zowel inhoudelijk als qua samenwerking. Tenders als Bajes Kwartier in Amsterdam, Wisselspoor in Utrecht, Hart van de Waalsprong in Nijmegen of Kop West in Purmerend vragen elk een andere aanvliegroute. Toch zijn er een aantal vaste stappen te destilleren:

Stap 1.
Wanneer we vanaf het eerste begin betrokken zijn, starten we het tendertraject graag met een positioneringssessie met het multidisciplinaire kernteam. Wat zijn de USP’s vanuit de verschillende invalshoeken? Welke insteek kiezen we en welk kernverhaal volgt daaruit? Hoe voldoen we aan de vraag van de uitschrijvende partij en waar kunnen we nog net een stapje verder gaan? Hoe maken we het verschil met de concurrentie? We zetten samen een rode draad op, die gedeeld wordt met alle schrijvers die meewerken aan de indiening: zodat vanaf het eerste begin een integraal verhaal ontstaat waarbij de expertises elkaar versterken en niet tegenspreken. Hierbij geven we vast een doorkijkje naar de uiteindelijke gebruikers én werken we uit welke unieke sfeer het gebied straks zal krijgen. Bij deze stap inventariseren we ook de beelden die we nodig hebben, inclusief eventuele artist impressions.

Stap 2.
Alle schrijvers leveren hun teksten in. We gaan vervolgens ontdubbelen, inkorten, checken op tegenstrijdigheden en checken op de aanbestedingseisen, eventueel in samenwerking met een tendermanager of de trekker van het kernteam. Zo krijgen we één verhaal, pakkend en leesbaar. Deze versie gaat naar het gehele kernteam om verder aan te vullen én om elkaars onderdelen van commentaar te voorzien. Ook dit doen we weer om een zo integraal mogelijk plan te realiseren.

Stap 3.
We verwerken alle aanvullingen en dan begint het grote Aanjagen. Het kernteam wordt nu gestalkt om het plan te perfectioneren. Ook schrijven we de sfeer-verhaallijn in het document en nemen we eventueel interviews af met mogelijke gebruikers. We komen met het kernteam bijeen om te bepalen of de ingestoken koers nog klopt met de oorspronkelijke positionering of aanscherping behoeft.

Stap 4.
Het document wordt opgemaakt. Gecheckt. Nog eens gecheckt. Aangevuld. De last minute run naar de finish begint. We dienen het op tijd in. Nu kunnen we alleen maar afwachten.